Possiamo osservare un oggetto da differenti angolazioni e da differenti distanze: frontalmente, lateralmente, da lontano, da vicino. Avere la capacità di guardare lo stesso oggetto da più punti, da differenti posizioni, ci permette di conoscerlo meglio e apprezzarlo, di scoprirne il significato. Possiamo osservare, ad esempio, la città in cui viviamo, dall’alto di un grattacielo oppure mentre passeggiamo per le sue strade: ne ammiriamo così la complessità nella sua interezza o ne cogliamo i minimi dettagli passo dopo passo. Ed è importante, perché la complessità a volte spaventa, non lasciandoci la possibilità di andare fino in fondo. Vale lo stesso per i progetti, piccoli o grandi, non importa. Per comprenderli e gestirli dobbiamo imparare a osservarli da differenti punti: prima come un insieme, per coglierne il significato ultimo, e poi scomporli nei singoli elementi per sapere cosa fare. Come ammoniva John Keating, l’esuberante professore de “L’attimo fuggente”: “È proprio quando credete di sapere qualcosa che dovete guardarla da un’altra prospettiva. Anche se può sembrarvi sciocco o assurdo, ci dovete provare”.
Ogni progetto può essere gestito in maniera appropriata se analizzato in tutte le sue singole componenti. Rendere chiara ogni parte di un progetto è un dovere. L’elemento complesso, ovvero il progetto nella sua interezza, ha un elevato livello di astrazione. Man mano che il processo di scomposizione lo suddivide in sotto-elementi, questi presentano un livello di dettaglio superiore e un maggiore grado di semplicità. La realizzazione di tutti i sotto-elementi consente, indirettamente, di concorrere alla realizzazione dell’elemento complesso da cui derivano. La Work Breakdown Structure (WBS) permette proprio la “scomposizione strutturata del progetto” in parti elementari. Lo scopo principale è dunque organizzare il lavoro in elementi gestibili, aumentare la consapevolezza del “contenuto” del progetto ed essere capaci di comunicarlo a tutti coloro che vi partecipano. A che punto fermarsi? La scomposizione dipende dalla complessità del progetto e termina nel momento in cui nell’ultimo livello si ha un grado di dettaglio tale da descrivere univocamente il singolo lavoro da svolgere e permettere l’attribuzione della responsabilità esecutiva.
Lo scopo fondamentale della WBS è, dunque, identificare chiaramente i compiti attribuibili alla responsabilità di un’unica persona e definire ogni compito in modo tale che possa essere pianificato e gestito. La WBS comprende sia gli elementi che sono un “prodotto” sia i principali compiti necessari per realizzare tali “prodotti”. In altre parole, con essa ci poniamo la semplice domanda: “Ho un obiettivo da raggiungere: che cosa devo fare in concreto per raggiungerlo?” La WBS diventa uno strumento essenziale, direi la necessaria premessa, per un’organizzazione efficace ed efficiente, che si tratti del proprio pensiero o di un gruppo di persone. Una volta scomposto il tutto nei componenti elementari e “trattato” ognuno di essi nella maniera appropriata, dobbiamo cominciare a ripercorrerla dal basso verso l’alto, livello per livello, in modo da mettere insieme i risultati elementari e ottenere, gradino dopo gradino, la somma dei nostri singoli sforzi. Come diceva Francesco d’Assisi: “Cominciate col fare ciò che è necessario, poi ciò che è possibile. E all’improvviso, vi sorprenderete a fare l’impossibile.” Buon ritorno in cima.
Domani è il giorno tanto atteso: la sera del dì di festa…
Cosa abbiamo visto in queste 3 settimane?
La WBS è essenziale per acquisire consapevolezza e definire il perimetro entro cui concentrare i nostri sforzi, ciò che è incluso e ciò che è escluso.
La WBS, fatta all’inizio di un progetto, semplifica moltissimo tutte le interazioni e le relazioni con le persone coinvolte, riducendo il rischio di incomprensioni.
La WBS permette il calcolo accurato dei costi: si parte dalle componenti elementari da produrre e si analizzano i compiti necessari a realizzarle.
La WBS facilita la programmazione del progetto che può essere sviluppata proprio grazie a una struttura di scomposizione che comprenda tutte le attività. Ciò aumenta la probabilità che il tutto sia terminato entro le date fissate.
La WBS permette una più completa definizione dei rischi di progetto: partendo da un’accurata analisi delle componenti di un progetto è possibile comprendere in che misura eventi rischiosi possono incidere su tali componenti, anche quantificandone gli impatti.
La WBS ben definita aumenta quindi la probabilità che il progetto raggiunga i suoi obiettivi.
Che inizi la festa…
Disegni di Salvatore Parola
Sceneggiatura e testi di Francesco Spadera
