Il PDCA (Plan, Do, Check, Act) è uno strumento formalizzato da Walter Shewhart negli anni ’30 e reso popolare da Edward Deming negli anni ’50 con il nome di “ruota di Deming”. Può essere considerato un percorso per produrre e implementare cambiamenti e, eseguito ciclicamente, può portare a un miglioramento continuo in qualsiasi contesto in cui viene applicato.
Il primo passo è il “Plan”: stabilire gli obiettivi e le azioni necessarie per raggiungere dei risultati che siano il più vicino possibili a quelli attesi, attraverso una serie di scelte e la pianificazione di attività di cui poi si analizzeranno le conseguenze (i risultati appunto) nelle fasi successive. L’obiettivo principale è quello di imparare e dunque crescere continuamente. Ed è proprio questo il motivo per il quale questo strumento è così versatile e utile: tutti ne possono trarre vantaggio, nella vita lavorativa così come in quella personale. L’importante è acquisire la consapevolezza che non esiste un inizio e una fine ma un percorso continuo. Iniziamo questa nuova avventura primaverile.
La seconda fase del ciclo di Deming è il “Do”: il fare. Dopo la pianificazione, dobbiamo cominciare ad agire. A operare concretamente, a testare ciò che abbiamo ipotizzato sulla carta essere il giusto percorso. L’individuo o il gruppo, durante questo secondo momento, acquisiscono maggiore consapevolezza di ciò che si erano prefissati di fare nella fase precedente. E anche adesso è fondamentale adottare un metodo rigoroso: procedere a piccoli passi e con spirito critico, per provare più e più volte quanto pianificato. Soltanto in questo modo è possibile gestire efficacemente il “do”, assicurandosi di non perdere il controllo durante l’attuazione e di attenersi al piano. Nella pratica il processo di cambiamento che si sta vivendo viene testato prima su piccola scala, in un contesto ristretto e coinvolgendo poche risorse. È una fase di prova e come tale deve essere condotta, al fine di evitare il famigerato passo più lungo della gamba. Inoltre, questo fondamentale momento di sperimentazione deve essere sfruttato per ottenere e raccogliere quante più informazioni possibili. Perché una corretta pianificazione non implica necessariamente un corretto funzionamento.
La terza fase del ciclo di Deming è il “Check”: verificare. Dopo aver testato e raccolto i dati (Do), è necessario comprendere cosa è accaduto. È lo step più importante, quello in cui si realizza compiutamente il metodo scientifico attraverso un’analisi critica dell’esperienza fatta. Si diventa tutti un po’ degli scienziati che stanno facendo ordine e, come affermava Henri Poincaré, “la scienza si fa con i dati così come una casa si fa con i mattoni, ma un mucchio di dati non è scienza più di quanto un mucchio di mattoni non sia una casa.” Si continua a procedere a piccoli passi, con spirito sempre critico, per verificare quanto provato. Attenzione! Spesso si tralascia questo momento: in una società in cui tutto procede troppo velocemente e i risultati devono essere ottenuti nel più breve tempo possibile, siamo investiti in maniera massiccia da informazioni che tendiamo ad assorbire senza più filtri. Diamoci il giusto tempo!
Siamo alla quarta fase del ciclo di Deming: “Act”. Se traducessimo questo termine alla lettera, avremmo “agire”, “fare”. Ma Deming aveva introdotto lo stesso termine con l’accezione di standardizzare, rendere operativo: una volta completata la trasformazione attraverso le tre fasi precedenti, il nuovo stato da considerare diventa il nostro standard. In altre parole, se a valle del momento della verifica (“Check”) si è ottenuto un risultato positivo e la differenza tra quanto ci si aspettava (“Plan”) e quanto abbiamo sperimentato (“Do”) è stata annullata, possiamo rendere modus operandi quanto ottenuto. Ma “Act” può significare anche aggiustare: infatti, se la differenza non è nulla, in questa fase dovremo porre rimedio a eventuali obiettivi non raggiunti e analizzare i dati raccolti per comprendere dove abbiamo sbagliato e come questi errori possono essere corretti.
Attenzione: non si smette mai di imparare! Dunque, quest’ultima fase (“Act”) è lo stadio finale del processo ma, allo stesso tempo, la prima fase del prossimo ciclo, indipendentemente dal traguardo raggiunto…
Disegni di Salvatore Parola
Sceneggiatura e testi di Francesco Spadera
